Wirtualny sekretariat.
Kontakt z firmą pod opieką.

Kiedy prowadzisz spotkanie lub jesteś w drodze, sprawy klientów wciąż wymagają uwagi. Brella pomoże w obsłudze połączeń, wiadomości i codziennej administracji.

Ustalmy zakres obsługi Co możesz nam przekazać

Telefon

E-mail

Uporządkowana
sprawa

  1. Klient kontaktuje się z firmą

    Telefon lub wiadomość trafiają do obsługi zgodnie z uzgodnionymi zasadami.

  2. Asystent porządkuje sprawę

    Zbiera informacje, zapisuje temat i wskazuje uzgodniony kolejny krok.

  3. Ty otrzymujesz podsumowanie

    Wiesz, kto się kontaktował, czego potrzebuje i co wymaga Twojej decyzji.

Ustalamy sposób pracy.
Potem trzymamy się ustaleń.

Każda firma inaczej rozmawia z klientami. Przed rozpoczęciem obsługi potrzebujemy poznać ofertę, sposób przekazywania spraw i osoby odpowiedzialne za decyzje.

Standardowe godziny pracy zespołu to 8:00-18:00, od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych. Przed uruchomieniem sekretariatu określamy rodzaje zgłoszeń, zasady przekierowania oraz sprawy wymagające Twojej decyzji. Obsługa poza standardowymi godzinami wymaga indywidualnych ustaleń.

Kobieta rozmawia przez telefon przy komputerze w biurze. Zdjęcie ilustracyjne.
Zdjęcie ilustracyjne.
Połączenia i wiadomości
Przyjmowanie zgłoszeń, zbieranie danych do kontaktu i przekazywanie informacji według Twoich wytycznych.
Kalendarz i organizacja spotkań
Umawianie terminów, wysyłanie potwierdzeń i koordynacja zmian.
Dokumenty i administracja
Porządkowanie korespondencji, zestawień i informacji potrzebnych w codziennej pracy.
Praca w Twoich narzędziach
Zakres obsługi CRM i innych systemów uzgadniamy po poznaniu procesu oraz potrzebnych uprawnień.

Przykładowa sytuacja

Prowadzisz spotkanie.
Klient pyta o termin.

Asystent przyjmuje temat, sprawdza uzgodnione możliwości i zapisuje ustalenia. Ty wracasz do uporządkowanej informacji, z którą możesz dalej pracować.

Co przygotować
do uruchomienia obsługi?

  • Krótki opis oferty i odpowiedzi na częste pytania.
  • Zasady umawiania spotkań i przekazywania pilnych spraw.
  • Listę osób kontaktowych w firmie.
  • Przykłady zgłoszeń, które mają trafiać do sekretariatu.
Sprawdź modele rozliczenia

Sekretariat czy pomoc
w konkretnych zadaniach?

Sekretariat wybierz, gdy potrzebujesz obsługi kontaktu z klientami i przekazywania zgłoszeń. Jeśli chcesz głównie porządkować dokumenty lub przygotowywać zestawienia, zacznij od wsparcia administracyjnego.

Poznaj administrację
Czy sekretariat zastępuje dział sprzedaży?

Brella nie specjalizuje się w prowadzeniu sprzedaży. Wsparcie może obejmować uzgodnione zadania wokół kontaktu z klientami, takie jak przekazanie informacji, zapisanie potrzeb czy umówienie spotkania.

Jak sprawdzę postęp zadań?

W panelu klienta możesz sprawdzić statusy zadań, komentarze i pliki. Jedna osoba koordynuje zadania wykonywane przez zespół.

Czy obsługa działa przez całą dobę?

Panel klienta jest dostępny całodobowo. Standardowa praca zespołu odbywa się w dni robocze w godzinach 8:00-18:00. Dostęp do panelu nie oznacza całodobowej realizacji zadań.

Jak wygląda kontakt z Twoją firmą?

Opowiedz o liczbie zgłoszeń i sprawach, które chcesz przekazać.

Napisz o sekretariacie